Za kulisami projektu Photonic Sensing
Photonic Sensing to międzynarodowy program wspierający rozwój technologii opartych na fotonice. Współfinansowany przez Komisję Europejską w ramach programu Horyzont 2020, realizowany przez instytucje z dziesięciu krajów – od Austrii, przez Polskę, Wielką Brytanię, aż po Izrael i Turcję. Koordynatorem po stronie polskiej było Narodowe Centrum Badań i Rozwoju.
Program obejmował kilka obszarów zastosowań: bezpieczeństwo żywności, bezpieczeństwo publiczne, produkcję przemysłową, monitoring środowiska oraz zastosowania medyczne. Beneficjentami grantów były międzynarodowe konsorcja złożone z firm i jednostek badawczych.
Z czym się mierzyliśmy?
Realizacja projektu i stworzenie strony WWW tej skali wymagała narzędzia, które sprosta oczekiwaniom interesariuszy z różnych krajów i środowisk. System składania wniosków musiał być niezawodny – awaria w trakcie naboru oznaczałaby problemy dla całego programu, a każdy element wymagał akceptacji wszystkich partnerów. Jako Sohaus musieliśmy dotrzymać terminów zgodnych z wymogami Komisji Europejskiej.
Nasze rozwiązania oparte na autorskiej wiedzy
Stworzyliśmy kompleksową platformę grantową, która obsłużyła cały cykl programu – promocję naboru, składanie wniosków, a nawet ocenę i wybór projektów do dofinansowania.
Stworzyliśmy system składania wniosków
Sercem platformy był rozbudowany formularz aplikacyjny dostosowany do specyfiki programów ramowych UE, który oparliśmy na wielu osobnych modułach.
- Wieloetapowy formularz z zapisem postępu – możliwość pracy nad zgłoszeniem przez wiele dni, z możliwością powrotu do zapisanej wersji.
- Walidacja danych w czasie rzeczywistym – analiza poprawności wprowadzanych informacji na bieżąco.
- Obsługa załączników – bezpieczne przesyłanie dokumentacji projektowej, CV zespołu, listów intencyjnych partnerów.
- Potwierdzenia i powiadomienia – automatyczne maile informujące o statusie wniosku na każdym etapie.
Stworzyliśmy panel oceny eksperckiej
Dla komisji oceniającej przygotowaliśmy dedykowany interfejs, który znacznie usprawniał jej pracę.
- Przydzielanie wniosków – możliwość kierowania konkretnych zgłoszeń do wybranych ekspertów.
- Karty oceny – ustrukturyzowane formularze z kryteriami punktowymi zgodnymi z wytycznymi Horyzont 2020.
- System komentarzy – możliwość dodawania uwag do poszczególnych sekcji wniosku.
- Agregacja wyników – automatyczne zestawienia i rankingi wspierające decyzje o przyznaniu finansowania.
Stworzyliśmy katalog partnerów
Zbudowaliśmy od podstaw narzędzie wspierające budowanie konsorcjów międzynarodowych.
- Profile organizacji – opcja prezentacji kompetencji i doświadczenia przez firmy i jednostki badawcze.
- Wyszukiwarka – filtrowanie po kraju, obszarze specjalizacji, typie organizacji.
- System kontaktowy – bezpieczna wymiana wiadomości między potencjalnymi partnerami.
Największe wyzwania techniczne
| Wyzwanie | Nasze rozwiązanie |
| Niezawodność w okresie naboru | Architektura z redundancją, monitoring 24/7, procedury awaryjne |
| Wnioskodawcy z 10 krajów | Interfejs w języku angielskim, przejrzyste instrukcje, wsparcie dla różnych formatów danych |
| Zgodność z wymogami KE | Struktura formularzy odwzorowująca oficjalne wytyczne programu |
| Bezpieczeństwo danych | Szyfrowanie, kontrola dostępu, zgodność z RODO |
Identyfikacja wizualna
Oprócz platformy technologicznej dostarczyliśmy także pełen komplet materiałów promocyjnych.
- Logo programu – spójna identyfikacja wizualna dla wszystkich krajów partnerskich.
- Trzy broszury informacyjne – prezentujące cele programu, zasady aplikowania i obszary tematyczne.
- Responsywna strona informacyjna – punkt wejścia dla potencjalnych wnioskodawców.
Liczby mówią same za siebie
Program przeprowadzono w dwóch etapach. Nasza aplikacja webowa obsłużyła cały proces naboru i oceny wniosków, a przez cały okres składania aplikacji służyliśmy za wsparcie techniczne i odpowiadaliśmy niezawodne działanie systemu.
| Złożone wnioski | 149 |
| Wybrane projekty | 32 |
| Wartość projektów | 45 mln EUR |
| Przyznane dofinansowanie | 18 mln EUR |
| Kraje uczestniczące | 10 |
Projekt zakończył się sukcesem: na zbudowanej przez nas platformie uzyskały finansowanie aż 32 międzynarodowe zespoły badawcze. Przez cały okres naboru zapewnialiśmy wsparcie techniczne i niezawodne działanie systemu – bez przestojów, bez utraty danych, bez opóźnień.